Kiểm soát thời gian

Hôm qua khi nói chuyện với một bạn trẻ thì mình vui vẻ hỏi rằng “Em có muốn biết bí mật tại sao anh dù hơn 30 tuổi nhưng trông trẻ hơn so với tuổi thật khá nhiều không?” Bạn trẻ này nói mình cứ chia sẻ xem bí mật đó thực là thế nào.

Thật ra gọi là bí mật nhưng lại chẳng có bí mật gì cả, mình có thể khẳng định rằng mình trông trẻ hơn tuổi vì đã đặt bản thân LÀM NHỮNG GÌ MÌNH MUỐN và liên tục xây dựng, duy trì NHỮNG THÓI QUEN có ích từ năm 2018 cho đến bây giờ. Dĩ nhiên trong những năm trước đó, mình đã hình thành một, hai thói quen tốt, nhưng trong khoảng 3 năm gần đây thì bản thân mình mới hoàn toàn thực hiện trọn vẹn tất cả những điều sau như một sở thích, thói quen chứ không phải gồng lên hoặc ép buộc bản thân phải làm:

• Làm những gì mình muốn như viết lách, đọc sách, học về các kỹ năng mới…
• Sống thảnh thơi như có thể đi ra khỏi trạng thái tập trung làm việc để đi gặp gỡ, đi qua ngồi cà phê với anh em, bạn bè hoặc những mối quan hệ mới.
• Duy trì việc tập luyện mỗi ngày bằng đi dạo, chạy bộ, chống đẩy, tập tạ.
• Kiểm soát những cảm xúc tiêu cực và cho bản thân được thảnh thơi, thư giãn như thiền hay suy nghĩ trong lúc đi dạo.
• Thừa nhận sự bất toàn, hạn chế, sai lầm của bản thân nhưng đồng thời nhận biết được mình sẽ trở nên tốt hơn, tiến bộ hơn mỗi ngày.
• Hạn chế sử dụng internet bằng cách áp đặt những kỷ luật và thời gian nhất định.

Bạn trẻ kia trả lời những điều mình liệt kê đều vô cùng ích lợi nếu mỗi người có thể áp dụng được. “Nhưng em cũng cảm thấy rằng để làm được tất cả những điều này trong một ngày thì sẽ cần rất nhiều thời gian mới có thể hình thành các thói quen như anh.” Mình đã trả lời rằng “Vấn đề ở đây không là cần nhiều hay ít thời gian mà là em có thể kiểm soát thời gian em có trong mỗi ngày tốt tới đâu.”

Và dựa trên kinh nghiệm thực hành, đúc rút của chính bản thân, cũng như đối chiếu và học hỏi từ những cá nhân thành công nhất trên thế giới nổi tiếng với sự đa năng của họ, thì mình khẳng định rằng “Kiểm soát thời gian” chính là chìa khoá mở cánh cửa dẫn chúng ta tới một cuộc sống có thể đạt được tất cả những gì chúng ta muốn.

Tiếp theo, mình muốn chia sẻ về khái niệm 5 Minute Rules – một nền tảng, thói quen kiểm soát thời gian quan trọng đã góp phần đem tới thành công cho Elon Musk – tỷ phú giàu nhất thế giới tính theo thời gian thực mình đối chiếu trên Forbes với tải sản ước tính gần 183 tỷ đôla. Nhưng chưa hết, mình sẽ chia sẻ một điều bất ngờ ở phần cuối bài viết khá dài và nhiều thuật ngữ này.

Đều có 5 phút như nhau nhưng tại sao Elon Musk lại có thể sử dụng hiệu quả hơn chúng ta?

Elon Musk không chỉ sở hữu Tesla mà còn giữ vai trò đồng sáng lập hay quản lý ít nhất mấy công ty cũng có giá trị hàng tỷ đô khác là SpaceX, Solar City, Neuralink, OpenAI và Boring company. Để giải quyết tất cả các vấn đề của những công ty có quy mô lớn mà mình trực tiếp tham gia này, Elon Musk đã chấp nhận làm việc tới 100 giờ mỗi tuần. Thậm chí trong khoảng năm 2017 và 2018, Elon chia sẻ rằng mình thường xuyên ngủ dưới sàn nhà ở xưởng lắp ráp Tesla để kiểm tra chất lượng sản xuất mẫu xe điện Model 3 trong khoảng 6 tháng.

Elon nói rằng dù chỉ mất 10 phút để duy chuyển từ nhà máy tới khách sạn nhưng 10 phút đó nên ưu tiên dành cho công việc quan trọng thì tốt hơn. 10 phút trong vòng 6 tháng, đối với chúng ta chỉ là số lẻ của khái niệm thời gian, còn 10 phút ấy Elon đã cứu công ty của mình mà anh mô tả rằng “Đang ở trong trạng thái chẳng khác gì địa ngục.”

Tuy nhiên dù là một người nghiện công việc, Elon Musk vẫn có khoảng thời gian đáng kinh ngạc dành cho các hoạt động giải trí, hẹn hò và chăm sóc gia đình. Nếu bạn là một người sử dụng Twitter thì sẽ biết rằng Elon cuồng đăng tweet và thích chém gió với người hâm mộ như thế nào. (Chỉ riêng trong ngày 14/1/2021 theo giờ Mỹ, Elon đã đăng 3 tweet, tweet sớm nhất vào 2:05 sáng). Không chỉ thường xuyên sử dụng mạng xã hội, Elon Musk cũng là tay mê game như mê đọc sách.

Trong tự truyện của mình, Elon Musk kể rằng có những ngày anh chơi game hàng giờ đồng hồ song song với làm việc. Nhưng chưa hết, Elon Musk cũng dành nhiều thời gian cho các buổi phỏng vấn, tham gia event mà nhiều CEO các công ty nổi tiếng khác sẽ ít góp mặt. Anh cũng nổi tiếng với chuyện hẹn hò yêu đương ầm ĩ của mình. Còn trên khía cạnh gia đình, Elon dành 3 ngày mỗi tuần để chơi với 6 cậu con trai của mình. Điều này được chính người vợ cũ đầu tiên của anh xác nhận rằng Elon đã chăm sóc các con cô rất tốt.

Trong cuốn tự truyện mà Elon Musk cho phép mình chắp bút – tác giả Ashlee Vance viết rằng bí mật đã giúp Elon Musk cụ thể hoá ý tưởng thành sản phẩm từ xe điện cho tới tên lửa không chỉ nằm ở việc Elon thông minh, biết cách tổng hợp kiến thức và chăm chỉ, hay nói đúng hơn là nghiện công việc, mà là tối ưu hoá thời gian tốt đến mức điên rồ, thậm chí có vô cùng cực đoan.

Elon Musk có thói quen làm việc 12-16 tiếng một ngày liên tục như thế trong gần 15- 20 năm nay. Trong ngày sinh nhật của mình, Elon gần như chỉ ở trong văn phòng làm việc. Em trai Elon Musk tổ chức đám cưới ở Tây Ban Nha nhưng anh chỉ góp mặt đúng 2 tiếng đồng hồ rồi bay về Mỹ tiếp tục… làm việc.

Giống như Bill Gates, Elon Musk không có khái niệm “Trong khoảng thời gian này tôi sẽ làm việc này”, thay vì thế Elon Musk sẽ tự hình thành những kế hoạch cho ngày hôm đó sẵn trong đầu mình và anh kiểm soát, đong đếm tất cả mọi công việc theo từng quãng thời gian ngắn chỉ trong 5 phút.

Thậm chí trong nhiều buổi hội họp hay thảo luận, Elon còn tự nhẩm đến từng giây vượt qua khung thời gian quy định. Brogan – một trong những kỹ sư tên lửa đầu tiên làm việc cho Elon Musk kể rằng “Elon là bậc thầy trong việc kiểm soát thời gian của mình và tối ưu hoá từng phút một. Kết quả là trong nhiều năm trời làm việc với cường độ cao 15-16 giờ một ngày thì Elon Musk thực sự giải quyết công việc hiệu quả hơn gấp 10 lần so với một người có năng lực hạng A ở SpaceX hay Tesla.”

Luật 5 phút – 5 Minute Rules còn được gọi là Time boxing hay Time blocking mà Elon Musk sử dụng để phân chia thời gian trong ngày của mình thành từng block 5 phút. Trên thực tế 5 Minute Rules được rất nhiều người khác sử dụng bao gồm Bill Gates và Cal Newport – tác giả những cuốn sách ăn khách liên quan đến sự tập trung và tối ưu hoá thời gian cho công việc. Ngay cả ăn trưa, Elon cũng chỉ dành ít hơn 5 phút.

Hayden Field, biên tập viên Entrepreneur đã thử phân bổ lịch trình của mình theo cách này. Cô đã sử dụng các block 5 phút để kiểm tra email, lên ý tưởng mới hay những công việc phụ của cô như xuất bản bài viết, chỉnh sửa nội dung ngắn… Với những công việc cần nhiều thời gian hơn, cô xếp công việc đó thành nhiều block 5 phút.

Ví dụ, đối với một công việc cần 30 phút, cô sẽ dành cho nó 6 block 5 phút, và chia nhỏ công việc đó theo từng block. Tổng thời gian vẫn vậy, nhưng thực hiện theo từng mốc công việc sẽ dễ dàng hơn. Các bạn có thể tham khảo ngay dưới đây :

8 giờ 50: Tới văn phòng, mở máy tính cùng những phần mềm cần thiết (1 block)
8 giờ 55: Nghĩ ý tưởng cho bài viết mới (4 block)
9 giờ 15: Họp giao ban (5 block)
9 giờ 40: Kiểm tra email (2 block)
9 giờ 50: Bắt đầu viết bài (2 block)
10 giờ: Phối hợp cùng đồng nghiệp chỉnh sửa bài viết (6 block)

10 giờ 30: Gặp sếp để trình ý tưởng về bài tiếp theo (1 block)
10 giờ 35: Uống nước (2 block)
10 giờ 45: Hoàn thiện bài viết để chuẩn bị đưa lên trang (1 block)
10 giờ 50: Đọc nhanh một số trang khác để nắm bắt thông tin, có thêm ý tưởng (2 block)
11 giờ: Kiểm tra email lần nữa (2 block)
11 giờ 10: Gửi email cho nhân vật để hẹn phỏng vấn (1 block)

Qua khung tham chiếu phía trên bạn sẽ không cảm thấy quá điên rồ khi mọi thứ trong một ngày có thể hoàn thành được chỉ trong vòng 5 phút. Thực ra Luật 5 phút hay Time blocking cho phép bạn kiểm soát và tuỳ biến công việc và kế hoạch của mình trong ngày ở trạng thái tập trung nhất có thể.

Ví dụ khi mình viết bài này cần 3 giờ để hoàn thành tương đương 36 lần 5 phút hay 36 block. Trong 36 lần 5 phút hay block này mình sẽ TẬP TRUNG HOÀN TOÀN vào việc viết chứ không chơi game, lướt IG hay FB. Và việc ý thức được rằng thời gian 36 lần 5 phút ấy đã được “đóng gói” cho bài viết, đã được đưa vào kế hoạch rõ ràng trong đầu của mình thì thật khó để xao nhãng. Điều này sẽ khiến thời gian kéo dài cho bài viết nhiều hơn.

Và vì phải đẩy thêm giờ phút để hoàn thành một công việc trên thực tế có thể nhanh hơn, sẽ làm mình thiếu hụt thời gian cho các hoạt động khác. Ngược lại, khi bạn đã băm nhỏ quỹ thời gian trong ngày của mình thành từng 5 phút cụ thể rồi thì bạn sẽ không còn mơ hồ, không còn mất kiểm soát và tự ý chèn vào việc đang làm những giây phút giải trí gây xao nhãng không cần thiết.

Đối với nhiều người thì phương pháp quản lý 5 phút một có vẻ rất cực đoan, cứng nhắc và không thực tế khi áp dụng. Nhưng trên thực tế, 5 Minute Rules lại chính biện pháp tốt nhất để bạn có thể kiểm soát cuộc sống của mình như Elon Musk đã làm. 5 Minute Rules chính là sự chứng minh cho sự đúng đắn không thể phủ nhận của Quy luật Parkinson: Công việc bạn làm sẽ kéo dài ra theo thời gian bạn ước tính hiện thực hiện nó.

Ví dụ khi bạn dự tính hoàn thành một công việc trong 60 phút nhưng bạn lại có khả năng hoàn thành trong 30 phút, thì bạn vẫn tiêu tốn 60 phút hoặc hơn thế cho việc đó khi xen lẫn những giây phút làm việc thực sự với thời gian lướt web, check tin nhắn, nghe nhạc… Nhưng nếu bạn có thể lên kế hoạch bằng sổ ghi chép hoặc có thể tự kiểm soát từng 5 phút trong đầu mình như Elon Musk, thì bạn hãy tự hỏi xem mình sẽ tiến bộ và thành công hơn như thế nào khi có thể làm tốt ít nhất gấp đôi so với bạn bè và đồng nghiệp?

Luật 5 phút cũng chỉ ra rằng kiểm soát thời gian của chính bạn sẽ đem tới hiệu ứng “Ít hơn là nhiều hơn”. Bạn chủ động nắm bắt những gì mình phải làm trong một ngày và phân chia thời gian hiệu quả để giải quyết công việc hay học hỏi kiến thức, kỹ năng mới trong trường lớp.

Tiếp theo bạn cũng sẽ không bị rơi vào tình trạng kiệt sức, quá tải trước những quyết định hay lựa chọn xé nhỏ năng lực và thời gian trong ngày của mình. Khi áp dụng Luật 5 phút, bạn bắt buộc phải chọn một là chợp mắt ngủ một lát, hoặc là lướt facebook rồi quay trở lại với công việc giống Elon Musk chứ không thể chọn cả hai.

Cuối cùng, để có thể kiểm soát thời gian theo Luật 5 phút như Elon Musk chắc chắn sẽ không phải là điều dễ dàng với đa số chúng ta. Nhưng dù bạn có đang học, đang đi làm hay theo khởi nghiệp thì một quy luật đơn giản nhưng chi phối mọi mặt trong cuộc sống của chúng ta “Chọn lựa dễ dàng, cuộc sống khó khăn. Chọn lựa khó khăn, cuộc sống dễ dàng”. Quy chiếu theo 5 Minute rules hay Time blocking, bạn chỉ được chọn một lựa chọn trong cùng một thời điểm.

Và còn một điều nữa.

Vì kiểm soát được thời gian nên bạn sẽ làm được hết những gì mình muốn

Một điều thú vị và bất ngờ rằng Elon Musk nhiều khả năng có thể không phải là người đầu tiên đưa khái niệm Luật 5 phút để quản lý chặt chẽ thời gian của mình. Trước khi Elon tiết lộ về bí mật 5 Minute rules thì Cal Newport – tác giả cuốn Deep work và cũng là phó giáo sư chuyên ngành Khoa học máy tính đã viết về khái niệm Time blocking cũng như cách anh thực hành cũng như quản lý thời gian của mình chặt chẽ không kém ông chủ Tesla là mấy kể từ năm 2013.

Cũng chính Cal Newport đã sử dụng thuật ngữ Time blocking – Chặn/đóng thời gian mà bây giờ tất cả hay nói về time blocking như là một phát minh của Elon Musk. Cal Newport luôn có thói quen dành 10-20 phút lập kế hoạch time blocking cho ngày hôm sau của mình. Mục tiêu của Cal là anh muốn kiểm soát được tiến độ những dự án của mình sao cho luôn phù hợp với thời gian đã đặt ra.

Qua kiểm chứng bằng thực tiễn, Cal Newport ước tính rằng nếu trong 1 tuần bạn làm việc 40 giờ dựa trên kế hoạch time blocking thì sẽ đạt được sự hiệu quả hơn nhiều so với 1 tuần làm việc 60 giờ theo cách thông thường và chẳng có kế hoạch cụ thể nào. Và 20 giờ còn lại mỗi tuần ấy bạn có thể sử dụng để chơi game, hẹn hò, cà phê hay tham gia bất cứ một hoạt động giải trí nào bạn muốn nhưng vẫn đảm bảo được hiệu suất làm việc và tiến độ công việc.

Đây chính cái hay của việc kỉ luật và ý thức về việc kiểm soát thời gian ở đây lại khiến bạn có nhiều thời gian giải trí và tận hưởng cuộc sống hơn. Chắc hẳn bạn thi thoảng đã có những ngày tự nhiên công việc được giải quyết mau chóng và hiệu quả đến mức dù có lướt web và facebook hàng giờ đồng hồ vẫn không cảm thấy tội lỗi phải không?

Và việc bạn có thể kiểm soát thời gian tốt đến đâu sẽ đem tới niềm vui, sự tận hưởng và thảnh thơi đó mỗi ngày của bạn. Bạn có thể vui chơi thoải mái mà công việc vẫn được giải quyết êm xuôi tốt đẹp.

Cal Newport cũng giải đáp thắc mắc của mọi người rằng khái niệm Time blocking có quá cứng nhắc khi thực hiện và triệt tiêu sự sáng tạo trong công việc hay không? Qua việc thực hành của chính mình và tham khao câu trả lời của Cal Newport thì mình khẳng định rằng là KHÔNG. Trái lại, khi bạn ý thức được sự quan trọng của mỗi giây phút trôi qua sẽ đem lại nhiều giá trị thế nào khi được tối ưu hoá thì việc thực hành nó mỗi ngày đem tới năng suất đột biến có thể làm bạn sửng sốt.

Vì trong một ngày luôn tiềm ẩn nhiều biến động và bất ngờ, nên kế hoạch theo Luật 5 phút hay Time blocking mà bạn lập ra trong tối qua chắc chắn sẽ thay đổi. Nhưng chính bản thân kế hoạch time blocking cũng dễ dàng tuỳ biến theo thời gian và hoàn cảnh cụ thể.

Ví dụ hôm nay bạn có cuộc họp kéo dài hơn dự kiến tiêu tốn khoảng thời gian không nhỏ cho các công việc khác, thì bạn hãy chọn một công việc quan trọng nhất mình phải hoàn thành trong ngày và áp dụng time blocking hoàn toàn cho công việc đó. Sau khi hoàn thành rồi, hãy xem mình còn bao nhiêu thời gian để phân chia cho các công việc tiếp theo.

Ví dụ như hồi tháng 11 mình liên tục phải họp online cho một dự án viết sách. Thời gian dành cho buổi họp này nhiều đến mức mình đã phải điều chỉnh số phút chạy và tập từ 90 phút xuống còn 30 phút mỗi ngày. Tuy khối lượng vận động chỉ còn 1/3 nhưng quan trọng nhất là MÌNH VẪN HOÀN THÀNH MỤC TIÊU trong ngày hôm đó và đồng thời mình vẫn còn quỹ thời gian để đọc sách vào buổi tối (Cũng là một mục tiêu trong ngày) mà chẳng bỏ lỡ bất cứ một dự định nào cả.

Rồi tới cuối ngày, sau khi hoàn thành hết những mục tiêu thì mình vẫn còn thời gian để lướt facebook, Instagram mà chẳng cần phải bỏ lỡ điều gì hết. Mình phải nhắc lại một lần nữa rằng: Bạn kiểm soát thời gian và ưu tiên những việc cần phải làm tối ưu đến đâu, bạn càng có nhiều thời gian để tham gia vào các hoạt động giải trí.

Điều cuối cùng là áp dụng kiểm soát thời gian, Luật 5 phút hay Time Blocking có ảnh hưởng đến sự sáng taọ hay độc đáo trong công việc hay không? Cal khẳng định là KHÔNG và mình cũng nói rằng KHÔNG. Cal cho rằng bạn càng dành nhiều thời gian cùng sự tập trung cao độ vào vấn đề mình giải quyết thì càng đi sâu và sáng tạo hơn trong vấn đề ấy.

Còn đối với mình, một người viết lách hàng ngày thì chỉ riêng việc cắt đứt toàn bộ sự xao nhãng để hình dung và tưởng tượng vô số những cách mình có thể diễn đạt trong một truyện ngắn hay bài viết thì mình càng tìm được sự mới mẻ hay hơn rất nhiều so với thời điểm mới ngồi xuống bắt đầu viết.

Hãy xem trọng thời gian hơn là tiền bạc

Kiểm soát thời gian không chỉ là chú tâm vào từng khoảnh khắc bạn có trong ngày mà còn là cách giúp bạn nhận ra những mối ưu tiên cần làm và biến những giây phút giải trí trở nên có giá trị. Vì áp dụng triệt để Luật 5 phút nên Elon Musk vẫn có thể chế tạo xe điện hay tên lửa đồng thời có thời gian đi tán gái và chém gió trên mạng. Vì kiểm soát thời gian tốt qua Time Blocking mà Cal Newport vừa trở thành phó giáo sư về Khoa học máy tính đồng thời là tác giả ít nhất 6 cuốn sách ăn khách ở Mỹ.

Và đối với mình, khi học hỏi, áp dụng và xây dựng một thói quen kiểm soát thời gian thì mình đã hoàn thành một bài viết nhanh hơn rất nhiều. Nếu trước đây mình có thể mất cả ngày để viết xong bài viết phải tham khảo, tìm kiếm thông tin từ sách, internet và đưa vào đó những mẩu thực hành trong cuộc sống của mình thì bây giờ mình chỉ tiêu tốn hơn 3 giờ một chút!

Chúng ta hay nói rằng Thời gian là vàng là bạc, nhưng thực tế thì chúng ta lại làm ngược lại – xem trọng tiền bạc hơn thời gian. Chúng ta có thể dễ dàng nhớ về từng khoản tiền một mình bỏ ra để mua sắm, ăn uống hay đi du lịch rồi nhiều lúc hối hận khi nhẩm tính thấy mình chi tiêu quá tay.

Tuy nhiên chúng ta lại ít khi nhìn nhận thời gian với sự tiếc nuối nhiều như thế. Cũng thật dễ hiểu khi nhiều ngày trôi qua một cách xao nhãng và chẳng đem lại lợi ích đối với chúng ta còn dễ chấp nhận hơn khi tiêu một món tiền vào một món đồ mua về rồi mới biết không còn hứng thú nữa.

Hãy buông bỏ tư duy sai lầm đó, hãy quý trọng và kiểm soát thời gian của chính mình ngay từ bây giờ. Hãy nhớ Thời gian là tiền bạc. Khi bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn thì đồng nghĩa tiền bạc sẽ tới với bạn nhiều hơn, cuộc sống có ý nghĩa hơn khi không bỏ lỡ bất cứ một khoảnh khắc nào. Và nếu như chỉ sống được một lần trên cuộc đời này, bạn sẽ không bao giờ hối hận vì đã bỏ lỡ những giờ phút chẳng thể lấy lại hay mua được nữa.

Tác giả: Đức Nhân

Biên tập: Triết Học Đường Phố

Ảnh: Luke Chesser on Unsplash