Nhân tiện đọc qua cuốn sách bàn về phương cách làm việc nhóm của tác giả John C. Maxwell, trong chương về nguyên tắc “quả táo hỏng”, tôi chợt nhớ về kinh nghiệm mình có khi bất đắc dĩ phải nắm vai trò trưởng nhóm làm luận văn tốt nghiệp khóa Event Manager cách đây mấy năm.
Thực tế thì kết quả của nhóm không lấy gì làm tự hào cho lắm khi chúng tôi chỉ vừa đủ điểm đậu và ngay trong buổi thuyết trình đã nhận không ít gạch đá từ ban giám khảo. Kết quả đó càng bị hạ thấp thảm hại khi so sánh với nhóm thuyết trình cùng khóa với chúng tôi, họ được gọi là “nhóm thuyết trình xuất sắc nhất trong tất cả các khóa từ trước tới nay”. Đơn giản mà nói thì họ nhận bao nhiêu vinh quang thì chúng tôi có bấy nhiêu tủi nhục.
Nhưng khoan hãy nói về những cảm giác của chúng tôi lúc đó, hãy để tôi kể cho bạn câu chuyện về con đường mà nhóm tôi đã trải qua.
Lớp event chúng tôi được chia làm 2 nhóm, thứ nhất, để tập cách làm việc chung với nhau, thứ hai, để chuẩn bị cho bài luận văn tốt nghiệp vào cuối khóa. Mỗi nhóm khoảng 12 thành viên, với nhiều cấp độ: sinh viên muốn học hỏi thêm, người đi làm cần một bằng cấp chuyên môn hoặc một người trong ngành đầy kinh nghiệm muốn tích lũy thêm kiến thức và kết nối với những người cùng lĩnh vực. Tôi thì đơn giản chỉ đi học vì thấy thích chứ vẫn chưa biết mình sẽ làm gì cụ thể với nó. Tôi cũng chả có mấy hiểu biết về lĩnh vực này ngoài một ít kinh nghiệm tổ chức vài chương trình nho nhỏ ở cấp độ sinh viên với khoảng trên dưới 50 người.
Cá nhân tôi không mặn mà lắm với mấy chuyện làm trưởng, phó này nọ bởi vì tôi ít nói và cũng ít quan tâm tới với việc “lĩnh xướng” cho bất cứ chuyện gì. Việc tôi tôi làm, việc người khác, người khác làm. Nhưng, có một điều tôi quan tâm, đó là làm gì thì làm, hiệu quả cuối cùng là quan trọng nhất. Ai làm gì thì làm, miễn rằng, kết quả chung của cả nhóm đạt được, có thể gọi đó là thành công.
Chính vì suy nghĩ đó, tôi đã buộc phải đảm đương cái vai trò “đầu tàu” không ai muốn lúc đó. Có thể bạn hơi lạ, nhưng để tôi giải thích. Khi nhóm hình thành, đã bầu ra một trưởng nhóm, bạn đó cũng khá tích cực và chăm chỉ trong việc điều hành nhóm. Ở giai đoạn đầu, khi chưa bắt tay vào việc làm luận văn, bạn khá chăm chỉ đảm đương các công việc chung của cả nhóm. Chuyện bình thường, khi có ai đó làm thay, tội gì mà mình phải mó tay vào, rất nhiều thành viên trong nhóm đều bàng quan như vậy. Đó là nguyên nhân chủ yếu của việc trưởng nhóm đầu tiên này từ chức và bảo lưu lại khóa học, có lẽ để tìm được một nhóm tốt hơn vào khóa sau.
Trưởng nhóm thứ hai lên thay, cũng là một bạn nữ, nhận thấy được vấn đề thờ ơ của hầu hết thành viên nên yêu cầu cả nhóm phải làm việc chung. Mọi việc diễn ra cũng tương đối suôn sẻ cho đến khi cả nhóm thực sự bắt tay vào luận văn. Chúng tôi nhận ra rằng, so với nhóm bên kia, nhóm tôi hầu hết đều biết rất ít về lĩnh vực “tổ chức sự kiện” này. Toàn là dân amateur, hoặc là học cho biết, hoặc là học để lấy bằng. Chúng tôi thắc mắc là nhà trường có cố ý chia như vậy hay là do duyên số nào mà chúng tôi lại nằm chung một “rọ” thế này.
Trong khi nhóm bên kia tổ chức các buổi họp rất chuyên nghiệp, lên những ý tưởng rất độc đáo và có một dàn chuyên gia “đầy kinh nghiệm” (hầu hết đều có vai trò quan trọng trong các công ty event) thì chúng tôi vẫn loay hoay trong mấy tuần lễ liền mà chưa biết cần phải làm gì. Nhận thấy thực trạng đó, trưởng nhóm của chúng tôi đưa ra một quyết định “sáng suốt” là xin được “đổi nhóm”. Và dù nhà trường không đồng ý, bạn đó vẫn dành thời gian tham dự tất cả các buổi họp của nhóm kia để “học hỏi kinh nghiệm”.
Tôi tạm chấp nhận việc đứng vào vai trò làm lãnh đạo của nhóm chỉ với suy nghĩ đơn giản rằng “làm sao cho nhóm lấy được bằng tốt nghiệp”. Nhưng coi vậy mà không dễ dàng chút nào vì tinh thần của nhóm lúc đó đã sa sút trầm trọng, thậm chí có một số buổi họp, chúng tôi đã đưa ra vấn đề bảo lưu khóa học để hoàn thành luận văn vào khóa sau. Hầu hết trong chúng tôi đều nghĩ rằng, nhóm mình sẽ khó mà hoàn thành được một luận văn xuất sắc như là nhóm bên kia.
Thực sự lúc đó, tôi cũng không mấy lạc quan hơn những người bạn của mình. Tôi có rất ít kinh nghiệm chuyên môn thật sự mà cũng không phải là người “siêng năng” gì để có thể “bao tiêu” cả nhóm. Tôi chỉ có một suy nghĩ, làm thế nào để nhóm có thể tốt nghiệp được, vậy là đủ. Không thể đòi hỏi hơn khi mà nhóm còn đang có nguy cơ “rã đám” ngay lập tức.
Sau khi cố gắng tiếp tục các buổi họp tìm ý tưởng, dù cũng chưa đâu vào đâu, tôi nhận thấy trong nhóm tồn tại một số “quả táo hỏng”, hoặc phải loại bỏ, hoặc phải chỉnh đốn ngay lập tức, nếu không, cả rổ táo sẽ bị thối rữa theo.
Thành viên thứ nhất, một bạn nam mà tôi chả thấy mặt bao giờ kể từ buổi khai giảng lớp học. Những buổi họp nhóm lại càng không thấy bóng, lý do là bạn đang đi công tác ở tận đâu đó. Tôi quyết định làm căng, email rằng nếu bạn không tham dự buổi họp, tôi sẽ cắt bạn khỏi danh sách nhóm. Tôi cũng đề xuất thẳng việc này với nhà trường. Cuối cùng thì bạn đó cũng không đến họp, và dù cả bạn có năn nỉ và nhà trường có nói đỡ cho, tôi cũng quyết định bạn sẽ phải làm luận văn với một nhóm khác.
Thành viên thứ hai, đúng ra là 2 thành viên, cũng thường xuyên vắng họp và hầu như không tham gia đóng góp gì vào công việc chung. Cả hai bạn đều là diễn viên múa, thường xuyên đi tập hoặc đi diễn show nên lúc nào cũng cáo bận. Sau nhiều lần yêu cầu mà không được, tôi quyết định ra tối hậu thư với nội dung: nếu trong buổi họp ngày …, bạn nào vắng mặt coi như tự ý bỏ nhóm và sẽ bị cắt danh sách. Cuối cùng, buổi họp hôm đó, cả hai đều có mặt và trái với suy nghĩ của tôi, hai bạn có lời xin lỗi nhóm và hứa từ nay sẽ đi họp đều đặn. Và tôi tự nhủ là mình may mắn để không chuốc thêm “thù oán” với ai nữa.
Thành viên thứ ba, hơi khó nhằn vì đó lại chính là trưởng nhóm vừa từ chức xong. Vấn đề là bạn đó dường như không coi trọng nhóm của mình khi luôn tham dự đầy đủ các buổi họp với nhóm kia mà lại thờ ơ với các buổi họp của nhóm mình. Sau khi đã thống nhất quan điểm với các thành viên khác, tôi buộc bạn phải “rõ ràng” trong hành động của mình. Hoặc là tham gia nhóm tới cùng (dù lúc đó chúng tôi chưa biết mình có tốt nghiệp được hay không) hoặc là bạn có thể bảo lưu lại và chờ đến khóa sau. Dù có vẻ khá miễn cưỡng, nhưng cuối cùng bạn đó cũng chấp nhận yêu cầu chung của cả nhóm. Tôi tạm giải quyết thêm một mối lo có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của cả nhóm.
Thành viên cuối cùng, mà thực ra là rất nhiều thành viên, trải qua rất nhiều khó khăn lớn như vậy, tinh thần bắt đầu dao động. Họ e ngại nhóm sẽ không thể nào hoàn thành được luận văn và phung phí 6 tháng chuẩn bị mà không được gì. Đây chính là nhóm chủ trương việc bảo lưu khóa học và chờ cùng làm luận văn với khóa sau. Cũng chính vì lối suy nghĩ “sợ khó, sợ thất bại” này mà nhóm chúng tôi đối diện với một nan đề khác mà tôi sẽ trình bày sau. Vấn đề bây giờ là làm sao thuyết phục họ tiếp tục.
Nắm được nhu cầu của họ (chỉ cần lấy bằng), tôi chia sẻ với cả nhóm rằng chúng ta không cần một kết quả xuất sắc hay những ý tưởng đột phá, chúng ta chỉ cần đơn giản là hoàn thành cái luận văn “chết tiệt” này, vừa đủ để đậu, và lấy bằng. Chỉ vậy thôi, đừng quan tâm đến việc làm sao cho nó thật hay, thật độc đáo hay thật sáng tạo. Chỉ cần “ráng” mà hoàn thành nó cho xong là được. Và thật may là ý tưởng này đã hữu dụng, không một thành viên nào bỏ nhóm hay bảo lưu kết quả. Chúng tôi quyết định sẽ “lết” đến buổi thuyết trình cùng nhau và chỉ mong một kết quả đậu.
Theo như những kịch bản phim ảnh, có lẽ các bạn sẽ mong chờ một kết quả mỹ mãn khi tất cả các thành viên, sau một thời gian xung đột và xáo trộn, đã đặt tay lên nhau và hô vang “yeah, yeah”. Thực tế thì không phải như vậy, nhóm chúng tôi vẫn tiếp tục khủng hoảng và bế tắc trong việc tìm ý tưởng. Thực ra thì ý tưởng không phải là không có nhưng chúng tôi lại không biết phải tổ chức nó ra như thế nào vì ai cũng thiếu kinh nghiệm.
Và đây là thời điểm để nan đề tiếp theo của nhóm xuất hiện như tôi đã đề cập ở trên. Một số bạn đề xuất một lối thoát “dễ thở” cho cả nhóm bằng việc sử dụng một event đã được lên kế hoạch sẵn của công ty một bạn trong nhóm. Nhóm sẽ sử dụng bản kế hoạch đó và xào nấu lại một ít, tất nhiên làm sao để nhà trường không biết, vậy là đảm bảo tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức của mọi người mà lại “an toàn”.
Thực sự thì ban đầu tôi đã không tán thành với đề xuất này vì đó rõ ràng là một hành động gian lận nhưng tình thế của nhóm lúc đó khá căng thẳng nên tôi không dễ gì thuyết phục mọi người giữ sự trung thực như mình. Vì vậy, tôi đề nghị bạn đó gởi bản kế hoạch cho mọi người xem xét trước khi quyết định.
Buổi họp kế tiếp đó, sau khi mọi người đã xem qua bảng kế hoạch, hầu hết đều có cảm nhận là không thấy ấn tượng gì. Tôi tiếp tục bồi thêm là bản kế hoạch này quá nhàm chán, chúng ta sẽ không biết phải thuyết trình cái gì và thuyết trình ra sao khi chả hiểu gì về nó, bên cạnh đó, tôi xác định thêm quan điểm cá nhân của mình rằng “điều này là không đúng” và “các bạn đều biết điều đó phải không?”
Nhưng tất nhiên như vậy là chưa đủ, vấn đề của nhóm vẫn chưa được giải quyết, và chừng nào mà nó còn tồn tại, đại đa số vẫn muốn “đi tắt”. Có lẽ, đó là lúc tôi phải động não hết cỡ để tìm ra một phương án thay thế. Tôi chợt nhớ hồi làm ở công ty cũ, một resort ở Mũi Né, sếp tôi từng chia sẻ là muốn tổ chức một sự kiện hoành tráng để quảng bá cho công ty. Nếu lên ý tưởng về sự kiện này, chắc chắn là nhóm tôi sẽ được rất nhiều sự hỗ trợ. Đó chính là lý do chính mà sau rất nhiều tranh cãi, cuối cùng, ý tưởng sự kiện này đã được cả nhóm thông qua và quyết định thực hiện.
Tuy nhiên, đó chưa phải là xong, vì sau đó chúng tôi còn phải nhờ cậy rất nhiều nguồn trợ giúp, từ thầy cô trên trường đến các nhân sự ở công ty cũ của tôi, rồi bỏ tiền thuê người thiết đồ họa (trong khi nhóm kia chỉ cần “nhờ” người trong công ty họ làm dùm) … và hàng tá thứ linh tinh khác.
Đến sát ngày thuyết trình mà nhóm tôi vẫn chưa xong, thế là lại phải lên trường năn nỉ xin thêm thời hạn và cũng nhờ sự tích cực của một số thành viên trong nhóm, xin nghỉ làm ở công ty 1 ngày để ngồi lại với nhau hoàn thành những công đoạn cuối, chúng tôi mới có một tập tài liệu gần hai trăm trang và file power point hoàn chỉnh để thuyết trình.
Ngày thuyết trình, được một thành viên trong nhóm tài trợ, chúng tôi có được một bộ đồng phục màu da cam rực rỡ nhưng phần thuyết trình thì ngược lại, “xám ngắt” một màu. Ngoài ra, cũng phải kể đến phần đứng lỳ “chịu trận” của chúng tôi khi ban giam khảo ở dưới liên tiếp đưa ra những bình luận “chê thậm tệ”. Không biết nói gì thêm, tôi chỉ vắn tắt thêm vài điều về nhóm và mục tiêu mà chúng tôi đề ra. Xong xuôi, chúng tôi ngồi xuống và bấm bụng nghe nhóm kia được ban giám khảo ca tụng đến tận mây xanh.
Phần kết quả sau cùng thì tôi đã nói từ đầu, nhóm tôi vừa đủ điểm đậu, và ngày tốt nghiệp, nhóm tôi cũng được mặc lễ phục đầy đủ, cũng lên nhận bằng như ai và nghe vài lời chúc mừng này nọ. Có lẽ, tôi và cả nhóm không mong chờ gì hơn, như vậy là quá đủ. Chúng tôi đã hoàn thành được mục tiêu của mình và so với nhóm còn lại, chắc chắn là chúng tôi còn học thêm được rất nhiều điều khác mà khóa học không dạy.
Điều cuối cùng tôi muốn chia sẻ với các bạn qua kinh nghiệm cá nhân của mình là 3 bài học mà tôi học được, nếu bạn là trưởng nhóm và đang gặp nan đề với nhóm, bạn có thể thử áp dụng những nguyên tắc này (kèm theo sự linh động cần thiết): Thứ nhất, hãy loại bỏ những “quả táo hỏng” (trước khi nó làm hỏng cả giỏ táo ngon), thứ hai, hãy đơn giản hóa mục tiêu chung (dễ hiểu và khả thi), thứ ba, hãy giữ sự “chính trực” (đừng vì sợ thất bại mà chọn con “đường tắt”). Và tất nhiên, tôi sẽ chẳng làm được gì nếu không có những thành viên khác đồng hành cùng mình.
AVKH
