(Trích) Mấu chốt của hiệu suất làm việc không nằm ở việc quản lý thời gian. Thời giờ của một ngày thì có giới hạn, và tập trung vào quản lý thời gian chỉ khiến ta để ý đến việc có bao nhiêu thì giờ đã bị lãng phí.
• • •
“Quản lý thời gian” không phải là giải pháp – thực ra nó lại chính là một phần của vấn đề
Cách đây vài năm, trong giờ giải lao của một lớp lãnh đạo do tôi giảng dạy, có một người quản lý tên Michael bước đến với vẻ rất bối rối. Sếp của anh nói rằng anh cần cải thiện năng suất làm việc của mình hơn nữa, cho nên anh đã dành một vài giờ đồng hồ để phân tích cách mình sử dụng thời gian. Anh ấy đã cắt bỏ những cuộc họp mặt không cần thiết, không còn bất kỳ một việc nào khác có thể gạch bỏ khỏi thời gian biểu của mình. Anh ấy không thể tìm ra một giải pháp rõ ràng để làm việc được hiệu quả hơn.
Anh thú nhận: “Nghe cứ như một câu chuyện đùa vậy, nhưng không. Ý tưởng duy nhất tôi có thể nghĩ ra là uống ít nước lại để không phải đi vệ sinh nhiều.”
Chúng ta đang sống trong một nền văn hóa bị ám ảnh bởi năng suất làm việc cá nhân. Chúng ta ngấu nghiến hàng đống sách về cách làm việc hiệu quả và mơ tưởng đến ngày chỉ phải làm việc 4 giờ một tuần. Chúng ta tôn sùng lối sống hối hả và khoe khoang về việc mình bận rộn. Chúng ta vẫn thường được dạy rằng chìa khoá để làm việc hiệu quả là quản lý thời gian. Rằng nếu bạn có thể lên kế hoạch tốt hơn cho thời gian biểu của mình, bạn có thể đạt đến trạng thái “niết bàn” của hiệu suất làm việc.
Tuy nhiên, sau hai thập kỉ nghiên cứu về hiệu suất lao động, tôi hoàn toàn thấy rằng quản lý thời gian không phải là giải pháp – thực ra nó lại là một phần của vấn đề.
Trong phần lớn sự nghiệp của tôi, câu hỏi mà tôi nhận được nhiều nhất là: “Làm thế nào để tôi làm được nhiều việc hơn?” Đôi khi mọi người hỏi vì họ biết tôi là một nhà tâm lý học doanh nghiệp, và hiệu suất lao động là một trong những chuyên môn của tôi. Nhưng thường mọi người hỏi vì họ đọc được một bài trên Thời báo New York hay từ một cuốn sách nổi tiếng viết rằng tôi làm việc rất năng suất.
Nhưng sự thực là tôi không cảm thấy mình như vậy. Những mục tiêu tôi đặt ra hàng ngày liên tục đổ bể, cho nên tôi cũng từng vật lộn đi tìm câu trả lời cho câu hỏi đó. Chỉ đến khi trò chuyện cùng Michael thì điều đó mới sáng tỏ trong tôi: Mấu chốt của hiệu suất làm việc không nằm ở việc quản lý thời gian. Thời giờ của một ngày thì có giới hạn, và tập trung vào quản lý thời gian chỉ khiến ta để ý đến việc có bao nhiêu thì giờ đã bị lãng phí.
Quản lý sự tập trung
Một lựa chọn hợp lý hơn chính là quản lý sự tập trung, chú ý: Ưu tiên những người và kế hoạch quan trọng, rồi mọi thứ mất bao lâu cũng chẳng thành vấn đề nữa.
Quản lý sự tập trung là nghệ thuật của việc chú tâm để hoàn thành công việc vì những lý do chính đáng, ở đúng nơi và vào đúng thời điểm.
Được rồi, dĩ nhiên là vậy, nhưng vì sao phải chuyển hướng sự tập trung?
Theo quan niệm phổ biến về quản lý thời gian, bạn cần phải đặt ra mục tiêu khi nào hoàn tất một công việc. Tôi quyết định thử ngay với bài báo này. Mục tiêu là 1200 chữ, vì vậy tôi bắt đầu ngồi xuống lúc 8 giờ sáng và dành ra 3 tiếng, đủ để thong thả viết với nhịp độ 6 từ mỗi phút. Tôi dành 6 phút tiếp theo để viết thêm tổng cộng… không một chữ nào cả, trong khi nhìn chằm chằm vào con trỏ nhấp nháy trên màn hình. Việc duy nhất tôi hoàn thành đó là tra Google xem liệu tên của con trỏ (cursor) có được đặt để vinh danh những nhà văn từng nguyền rủa (curse) nó hay không. Rồi tôi tự hỏi thực sự mình có thể gõ được bao nhiêu từ trong một phút và làm một bài kiểm tra. Không hài lòng với điểm số, tôi kiểm thêm lần nữa… và lại một lần nữa.
Cuối cùng thì tôi cũng nản chí và chuyển qua quản lý sự tập trung. E. B White (nhà văn nổi tiếng người Mỹ) từng viết:
“Tôi thức dậy vào buổi sáng, bị giằng xé giữa khát khao cải thiện (hay cứu lấy-save) thế giới và khát khao tận hưởng (hay thưởng thức-savor) thế giới. Điều này làm cho việc lập kế hoạch trong ngày trở nên khó khăn.”
Nhưng trong nghiên cứu của mình, tôi phát hiện ra rằng những người làm việc năng suất không đau đáu về chuyện theo đuổi khát khao nào. Họ theo đuổi cả hai cùng một lúc, hướng về những kế hoạch có sự hứng thú cá nhân và có ý nghĩa xã hội.
Cho nên, thay vì tập trung vào việc tôi muốn hoàn thành bài viết này nhanh như thế nào, tôi tự hỏi lý do ban đầu khiến tôi đồng ý viết nó: Tôi có thể học được một vài thứ mới mẻ trong khi tổng hợp bài nghiên cứu, hoặc sau cùng tôi có thể gửi người ta bài viết này khi họ hỏi về năng suất làm việc, và nó có thể sẽ giúp vài người trong số họ. Điều đó khiến tôi bắt đầu nghĩ đến những đối tượng cụ thể sẽ đọc nó, điều này gợi tôi nhớ đến Michael. Bùm!
Thường thì nguyên nhân của những khó khăn đối với năng suất làm việc không phải là thiếu hiệu lực, mà là thiếu động lực. Năng suất cao không hẳn là tốt. Nó chỉ là một phương tiện dẫn đến kết quả và chỉ tốt khi kết quả đó xứng đáng. Nếu bạn coi năng suất làm việc là đích đến, bạn phải phụ thuộc vào sức mạnh ý chí để thúc ép bản thân hoàn tất công việc. Nếu bạn chú ý đến lý do tại sao mình lại hào hứng với một kế hoạch và những người sẽ được lợi ích từ nó, tự nhiên bạn sẽ bị cuốn vào công việc bởi động lực nội tại sẵn có.
•••
(Trích đoạn 1080 chữ đầu tiên trong bài viết full 2648 chữ đã đăng trong Aloha #22. Đoạn sau bài viết nói về: làm sao để có thể tiếp tục làm việc nếu không lo nghĩ về thời gian? thời tiết xấu giúp tăng cường năng suất làm việc, tàn dư chú ý, dành phần hấp dẫn nhất làm phần thưởng sau cùng, Người sáng tạo và người quản lý, flow, thói quen thứ 8 của những người thành đạt…)
Tác giả: Adam Grant – The New York Times
Biên dịch: Nô Bi Tin
Hiệu đính: Hoài Thanh
